การใช้งานระบบ Web Conference ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ในปัจจุบันการปฏิบัติงาน และติตต่อสื่อสารกันด้วย่องทางออนไลน์ กำลังเป็นที่นิยมสำหรับธุรกิจยุคใหม่ โดยเฉพาะในสภานการณ์ฉุกเฉิน หรือสภาวะโรคระบาด กาแฏิบัติงานอยู่ที่บ้าน หรือการประชุมโดยไม่ต้องเดินทางมาพบกันจึงเป็นระบบที่มีความสำคัญยิ่ง

แต่ในทางกลับกัน การที่อยู่ๆ เราจะลุกขึ้นมาใช้งานระบบ Web conference ก็อาจจะมีปัญหาอยู่บ้าง หลายคนไม่คุ้นชิน ทำให้เกิดการใช้งานที่ไม่เต็มประสิทธิ์ภาพ เพราะนอกจากเราจะไม่ได้ความรูสึกแบบที่เจอหน้ากันจริงๆ ยังมีปัญหาเรื่องสัญญาณ Internet ปัญหาเรื่องเสีบง และปัญหาเรื่องภาพตามมาอีกด้วย แต่ไม่ต้องกังวลนะครับ วันนี้ผมมีวิธีการปรับ

ระบบ Internet

  • ตรวจสอบความเร็วของ Internet ก่อนใช้งาน สิ่งหนึ่งที่เราต้องยอมรับ คือช่วงนี้มีการใช้งาน Internet เป็นจำนวนมาก พูดง่ายๆ คือหลายคนต่าง Work from home กันหมด และแน่นอนต้องมีการใช้ระบบ Internet ในการส่งงาน ประชุม หรืออย่างน้อยๆ ก็ส่งอีเมล์ ทำให้การจราจรในระบบเครือข่ายติดขัดได้ แล้วเราจะทราบได้อย่างไร ว่า Internet ของเรานั้นมีประสิทธิ์ภาพมากน้อนขนาดไหน ซึ่งเราสามารถเข้าไปทดสอบได้ที่ http://speedtest.adslthailand.com/ ครับ
  • ทดลองใช้ เป็นวิธีการที่ดีที่สุด โดยเราสามารถทดสองใช้โปรแกรมโดยนัดหมายกับ Admin ที่ดูแลระบบ Web conference ขององค์กรของเราครับ

ระบบเสียง

  • พูดด้วยไมค์ ไมโครโฟนถือเป็นอุปกรณ์การหลักในการสื่อสาร ถ้าไมโครโฟนคุณภาพไม่ดี เสียงของเราที่ส่งออกไปหาคนอื่นก็จะไม่ดีตามไปด้วย แล้วไมโครโฟนของเราคุณภาพดีหรือไม่? ประเด็นนี้ต้องใช้การทดสอบอย่างเดียวเลครับถึงจะทราบคุณภาพสามารถฟังรู้เรื่องหรือไม่ครับ
  • ไม่พูดก็ปิด แน่นอนครับถ้าเราไม่ได้เป็นผู้นำเสนอ หรือไม่มีประเด็นที่จะพูด เราควรปิดไมโครโฟน เพื่อป้องกันเสียงอื่นๆ เข้ารบกวนห้องประชุม
  • 1 ห้อง 1 เครื่อง และต่อขึ้นจอก็เพียงพอ การที่เรานั่งอยู่ในห้องเดียวกันหลายๆ คน และต่างคนต่าง Connect เข้าระบบในห้อง Web conference เดียวกัน มักจะเกิดปัญหาการ Loop ของเสียง ฉะนั้น 1 ห้อง 1 เครื่องจะเป็นการหลีกเลี่ยงเสียง Loop ได้ดีที่สุด
  • ลองใช้หูฟัง เป็นทางออกเพื่อลดปัญหาของเสียงได้ดีเลยทีเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหูฟังที่มีไมโครโฟนในตัวจะทำให้การประชุมราบลื่นขึ้น

ระบบภาพ

  • เปิดกล้องเท่าที่จำเป็น เพื่อลดการใช้ Internet และทำให้การประชุมลื่นไหลได้ดีขึ้น

ระบบเอกสาร

  • เตรียมโหลดเอกสาร การใช้งานระบบ Web conference จะใช้วิธีส่งเอกสารผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ Mobile ต่างๆ เราจึงควรเตรียมการโดยการโหลดไฟล์ต่างๆ เก็บไว้ในเครื่องที่เราจะใช้ Web conference เพื่อแชร์ให้ผู้ร่วมประชุมท่านอื่นๆ ต่อไป
  • สำคัญที่สุด คือ ผู้ที่เป็นหลักในการประชุมควร Setup ให้พร้อมะครับ ทดลองใช้งาน ทดสอบระบบต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้หารประชุมราบลื่นที่สุด

เพียงเท่านี้การใช้งานก็จะราบลื่น แต่ทั้งนี้ต้องบอกว่า การใช้งานระบบนี้จนชำนาญ เป็นทางออกที่ดีที่สุด ใช้แล้วเกิดปัญหาก็อย่าเพิ่งท้อนะครับ หัดใช้ไปเรื่อยๆ สำหรับท่านที่อยากได้คู่มือการใช้งานโปรแกรม WebEx ซึ่งเป็น Web coference ระบบหนึ่ง สามารถเข้าไปศึกษาได้ที่ Ramathibodi Telecoference Center ครับ

บทความโดย พิศุทธิ์ บุญทรง

Posted in: KM